Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Главное по теме: "Как правильно оформить дубликат трудовой книжки" от профессионалов для людей. Предлагаем ознакомиться с полной информацией по тематике. Если возникнут вопросы, то дочитайте статью до конца. Если все же вопросы остаются и после прочтения статьи, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

[1]

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Читайте так же:  Кредит под материнский капитал в каком банке взять и как оформить

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

#1 17.09.2017 22:22:50

Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, порядок оформления дубликата трудовой книжки.

Трудовая книжка пришла в негодность — залит правый верхний угол, где номер трудовой на страницах. Фото — (yadi.sk/i/MAyFQ-pJ3MxuxT)
Все записи и печати читаются.
Дубликат оформляет последний работодатель.

1. На титульном листе трудовой книжки пишем «взамен выдан дубликат, серия:, номер:», снимаем копии, возвращаем трудовую книжку работнику?

2. По титульному листу дубликата вопросов нет.

3. Пишем общий и непрерывный стаж, заверяем подписью кадрового работника и печатью организации.

4. Далее все записи из пришедшей в негодность трудовой переносятся в дубликат без каких-либо изменений, но каждая запись заверяется подписью кадрового работника и печатью организации оформляющей дубликат?

Спасибо за помощь!

#2 18.09.2017 09:36:03

Re: Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Кто должен делать запрос и получать справки, подтверждающие стаж работы в предыдущих организациях? Как сделать записи в трудовой книжке (дубликате) о предыдущих местах работы и месте работы в организации, если она была переименована?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ***
член Федерации налоговых консультантов Данилова Наталья

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ***
кандидат юридических наук Кузьмина Анна

11 августа 2008 г.

#3 18.09.2017 14:30:19

Re: Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Анна, спасибо за ответ!
Изучил, осталось два вопроса:

1. Каждая запись, внесённая в дубликат, заверяется подписью кадрового работника и печатью организации, которая оформляет дубликат?

2. И самое главное — трудовая книжка пришла в негодность. Может ли она являться документом, на основании которого можно вносить записи в дубликат трудовой книжки? При условии, что все записи и печати в трудовой книжке, пришедшей в негодность, читаются.

#4 18.09.2017 16:16:26

Re: Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Изучил, осталось два вопроса:
1. Каждая запись, внесённая в дубликат, заверяется подписью кадрового работника и печатью организации, которая оформляет дубликат?

Нет. Заверение записей, внесенных в трудовую книжку (ее дубликат) за время работы у данного работодателя, подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника производится при увольнении работника (п. 35 Правил). Соответственно, если в приведенной ситуации сотрудник на момент составления дубликата продолжает работать, то записи, перенесенные в дубликат из оригинала трудовой книжки, не заверяются. Заверены они будут после внесения в дубликат записи об увольнении.

2. И самое главное — трудовая книжка пришла в негодность. Может ли она являться документом, на основании которого можно вносить записи в дубликат трудовой книжки?

Нет. Сама трудовая является основанием для внесения записей в дубликат только в одном случае — когда дубликат выдается в связи с наличием недействительной записи (например, по решению суда).

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий рабочий стаж. Даже после ее утери или порчи можно оформить дубликат. Это бесплатно, но понадобится правильно составить заявление и собрать документы, подтверждающие периоды трудоустройства.

Читайте так же:  Государственная пошлина в суд

Что это такое

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Дубликат– это повторный экземпляр трудовой книжки с аналогичной юридической силой. Он так же подтверждает квалификацию, стаж, опыт.

Согласно п. 32 Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003г., дубликат должен содержать такие сведения:

  • персональные данные сотрудника;
  • общий и/или непрерывный стаж до текущего трудоустройства (утраченные сведения подтверждаются документами от предыдущего работодателя);
  • награждения/поощрения по последнему месту работы.

Не вносятся в повторный экземпляр ошибочные сведения и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия подтверждающего документа. Выдается дубликат бесплатно, хотя работодатель вправе потребовать оплату стоимости нового бланка.

В каких случаях делается

Необходимость в дубликате появляется, если больше невозможно использовать оригинальную книжку. Это происходит, если она:

  • потерялась– по вине самого работника или работодателя;
  • испорчена–порвана, сильно испачкана, обгорела;
  • стала недействительной в связи с неправильной записью.

При незаконном увольнении и последующем восстановлении на работе по решению суда достаточно внести в трудовую книжку отметку о недействительности записи. Однако сотрудник вправе потребовать дубликат. В таком случае его оформят на общих основаниях, только в нем не будет записи об увольнении.

Порядок выдачи дубликатов регулируется на законодательном уровне.

Следует руководствоваться несколькими нормативно-правовыми актами:

  1. Правилами ведения и хранения, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.
  2. Инструкцией по заполнению, утвержденной постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 г.
  3. Постановлением Минтруда РФ № 50 от 24.06.1994 г., устанавливающим правила определения стажа при утрате документов в результате ЧС.

Стандартная процедура:

  1. Работник подает письменное заявление.
  2. Заявление регистрируется в журнале.
  3. Собираются документы, подтверждающие стаж, и оформляется дубликат.
  4. Вносятся сведения в книгу учета бланков и вкладышей трудовой книжки, которая ведется бухгалтерией.

При оформлении повторного экземпляра возможны затруднения. Получить документ все равно получится, хотя порядок будет другим.

Проблемы при оформлении дубликата и способы их решения:

Ситуация Что предпринять
Нет подтверждающих документов Восстановление трудовой без подтверждения стажа невозможно. Если нет документов, можно привлечь 2-3 свидетелей – трудовой стаж будет определен по их показаниям.
Организация ликвидирована Можно восстановить документы через пенсионный фонд – подать запрос и дождаться ответа. Есть вариант работы с архивами, но в них не всегда пускают, к тому же там может не оказаться нужной информации. В крайнем случае остается обратиться в суд, а он уже направит запросы в соответствующие госорганы.
Организация переименована В случае с реорганизацией предприятия применяется особый порядок оформления дубликата. Если сейчас другое название и другая печать, на титульном листе проставляется новая печать. В «Сведениях о работе» пишется предыдущее наименование организации, а после записи об увольнении указывается переименование юрлица.

Дубликат трудовой книжки, как и оригинал, может быть выдан на руки только уволенному работнику. Пока он трудоустроен, этот документ хранится у работодателя. Однако при необходимости можно получить заверенную копию.

На основании чего и кем выдается

Оформить повторный экземпляр могут только по рукописному заявлению сотрудника на имя работодателя:

  1. В нем указывается причина отсутствия документа и просьба о его восстановлении.
  2. Внизу проставляется дата и подпись работника.
  3. При согласии с заявлением работодатель издает приказ о выдаче дубликата, в котором должны быть указаны основания для его оформления.
  4. Затем он регистрируется в журнале с присвоением порядкового номера.
  5. С приказом необходимо ознакомить не только сотрудников отдела кадров, но и всех остальных работников, вывесив на видное место в компании.

Если же документ утерян текущим работодателем, то он и должен его восстановить при увольнении сотрудника. Оформлением и выдачей дубликата занимается отдел кадров, если его нет – бухгалтер, в ИП – сам предприниматель.

Срок оформления

Видео (кликните для воспроизведения).

Повторный экземпляр выдается не позднее, чем через 15 дней после подачи и приема заявления. При затягивании этого срока, как и при отказе в оформлении документа, сотрудник вправе обратиться в суд и взыскать компенсацию упущенного заработка.

Не имея на руках дубликата трудовой, он не мог оформиться на новую работу, а, значит, понес убытки.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Правильное заполнение повторного экземпляра важно, поскольку это документ строгой отчетности. Любые ошибки сделают его недействительным.

Правила заполнения:

  1. Вверху на титульном листе– надпись «дубликат».
  2. Далее в соответствующие графы вносятся актуальные сведения – ФИО, дата рождения, образование, род деятельности. Обязательно проставляются подписи работника и должностного лица, печать предприятия.
  3. В «Сведения о работе» заносится общий стаж без уточнения сведений: «общий стаж до поступления в ООО «Азалия» 7 лет, 4 месяца (семь лет, четыре месяца)». Печать и данные о лице, внесшем записи, не требуются.
  4. Далее на основании справки или иных бумаг вносится информация о местах работы: дата приема в штат, сведения о должности, организации, переводах, причине увольнения, сведения о документе, подтверждающем трудоустройство.

Выдача дубликата обязательно отражается в книге учета трудовых книжек. Должна быть указана дата и поставлена подпись работника.

Как правильно заверять копию

С 1 июля 2019 в связи с вступлением в силу ГОСТа Р 7.0.97-2016 изменились требования к заверению копий трудовых книжек. В любом случае требуется отксерокопировать все страницы, где есть записи. Однако правила зависят от того, для каких целей нужен документ.

Правила заверения:

Образец для банка, ПФР или другой сторонней организации Для использования внутри организации Для безработного
  • ставится отметка «Верно»;
  • указываются ФИО и должность кадровика;
  • проставляется дата заверения;
  • вносится указание о том, где хранится оригинал;
  • запись «работает по настоящее время» уже необязательна, но банки требуют ставить ее;
  • листы сшиваются по левому краю с указанием даты.
Записи «работает по настоящее время» и о местонахождении бланка не требуются.
В остальном заверение происходит так же, как и для сторонних организаций.
Безработный может заверить копию у нотариуса, предоставив паспорт и трудовую книжку. Он скопирует нужные страницы, поставит на них свои данные, подпись и печать.
Принципиальное значение имеет место, где поставить печать: она должна быть на каждой странице, частично заходя на запись и частично – на лист документа.
Читайте так же:  Как узнать и взыскать долг по алиментам через фссп

Заверенная копия действительна 1 месяц. После трудоустройства она автоматически теряет свою силу.

Дублирование вкладыша

Согласно п. 38 Правил ведения и хранения, вкладыш оформляется и заполняется так же, как и сама книжка. Поэтому и восстановление происходит в аналогичном порядке.

Возможно 2 варианта:

  1. Подать заявление по предыдущему месту трудоустройства на основании п. 31 Правил. Работодатель обязан выдать бывшему сотруднику дубликат вкладыша.
  2. При трудоустройстве на другое место работы – написать заявление новому работодателю, согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ. Если нет данных с предыдущей работы, нужно найти свидетелей, по показаниям которых определят стаж.

Заполняется вкладыш сотрудником кадровой службы. Срок его выдачи – 15 дней с подачи заявления.

Выдача поддельного документа работнику

Если должностное лицо вносит недостоверные записи в дубликат, это уголовно наказуемое деяние. Ответственность по УК РФ наступает, если доказывается факт изготовления, сбыта, использования подделок для извлечения личной выгоды.

Ответственность работодателя за подделку дубликатов трудовых книжек:

Вид правонарушения Статья УК РФ Ответственность
Мошенничество с документами для получения выплат Ст. 159 Для должностного лица-участника фальсификации – штраф до 500 000 руб., до 2 лет принудительных работ, до 6 лет тюрьмы
Подлог должностным лицом Ст. 292 Штраф до 200 МРОТ/в размере 2-месячного дохода, 180-240 ч обязательных работ, до 2 лет тюрьмы
Фальсификация документов и их сбыт Ч. 1 ст. 327 Арест до 6 месяцев, принудительные работы, до 2 лет тюрьмы

При подозрении на то, что новый сотрудник предоставил поддельный дубликат трудовой, работодатель обязан сообщить об этом в правоохранительные органы. За халатную проверку документов организации грозит штраф от 1 000 до 2 000 руб. и основательная проверка.

Восстанавливают утраченные сведения о стаже на основании документов с прошлых мест работы, в крайнем случае – по свидетельским показаниям. При отказе или задержке с выдачей дубликата можно обратиться в суд и взыскать компенсацию упущенного заработка. Как правило, суды в таких случаях встают на сторону работника.

Видео: Как оформить дубликат трудовой книжки. Елена А. Пономарева.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Образец дубликата трудовой книжки в 2019 году

Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.

В каких случаях нужен

Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:

  • владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
  • документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
  • в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.

Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.

В течение какого срока следует оформить

Порядок выдачи

Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:

  • найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
  • заполнить бумагу на оформление и получение копии;
  • подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.

Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.

Образец приказа

Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:

  • номер и дата заполнения;
  • причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
  • подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.

Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.

Как составить заявление и его образец

Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:

  • ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
  • доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
  • просьба о предоставлении копии заявителю;
  • подпись и дата.
Читайте так же:  Критика юриста на образец договора аренды части встроенного помещения

Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.

Какие сведения вносятся

Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».

Другие разделы претерпят незначительные изменения:

Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.

Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.

  1. Места работы

Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.

Работодатель заполняет все места службы, кроме последнего, где будет выдан дубликат. Последний работодатель не вносится в общий стаж, так как сотрудник не знает, сколько времени проработает на текущем месте.

Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.

Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.

Как оформить и образец заполнения

Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:

  • указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
  • поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
  • следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
  • в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
  • в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.

Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.

После её утери, пример

Если трудовая книжка была украдена (например, вместе с сумкой и другими документами) или утеряна, сотрудник обязан уведомить работодателя в кратчайшие сроки. Правительство дает человеку 15 дней, затем будет наложен административный штраф.

Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.

Бывшему сотруднику

Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.

Взамен испорченной

Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:

  • обгореть после пожара;
  • порваться;
  • шрифт поплыл или стал нечитаемым.

Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.

Какие нужны документы

Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.

Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:

  • задокументированный трудовой договор;
  • приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
  • ведомости на выплату зарплату за определенные года;
  • справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
  • постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.

Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.

Сколько стоит

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.

Что делать если найден оригинал

Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.

Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.

Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.

Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)

kopiya_tk.jpg

Похожие публикации

В ряде случаев гражданам может потребоваться копия трудовой книжки. Такой документ может быть принят в некоторых ведомствах и учреждениях только при условии, что он правильно оформлен. Как правильно сделать копию трудовой книжки? На протяжении какого срока она имеет юридическую силу? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.

Читайте так же:  Согласие супруга на продажу квартиры

В каких случаях может понадобиться копия трудовой книжки

Копия трудовой может потребоваться в различных ситуациях, например:

  • для получения кредита в банке,
  • для оформления социальных выплат,
  • для оформления пенсии,
  • для получения визы и т.д.

Если у гражданина есть на руках заверенный вариант копии трудовой книжки, значительно упростится процесс восстановления утерянного ранее документа. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец будет представлен далее.

Где можно заверить копию

Как оформить копию трудовой книжки, чтобы к ней не было претензий у сотрудников разных ведомств и банковских учреждений? Гражданин может сделать это двумя способами:

[2]

  • обратившись в организацию, в которой он в данный момент работает;
  • обратившись к нотариусу (этот вариант применяется, если человек нигде не работает официально, либо организация ликвидирована, и книжка имеется у него на руках).

Заверять копии имеют право уполномоченные сотрудники, в т.ч. руководитель, главный бухгалтер, сотрудники отдела кадров. Трудовые книжки граждан, работающих у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены самим ИП.

Как сделать копию трудовой книжки? Обязанность подготавливать копии трудовых книжек обычно возлагается на кадровую службу. Это же подразделение отвечает и за их ведение.

Последовательность действий работника

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

  • обратиться в отдел кадров;
  • написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
  • ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

Срок действия копии документа

Продолжительность срока действия копии трудовой зависит от того, какие требования предъявляет запрашивающая ее организация. Так, во многих кредитных организациях, соцорганах и т.п. требуется представлять копию не «старше» 1 месяца со дня ее заверения. В иных структурах этот срок может быть более длительным – лучше уточнять это заранее.

Если же в трудовую книжку после ее копирования будут добавлены новые записи, копия автоматически становится недействительной независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения, и представлять ее куда-либо уже не следует.

Как правильно делать копию трудовой книжки

Копия создается при помощи технических средств (ксерокса) со страниц оригинала. Она представляет собой сшитые или не скрепленные между собой листы формата А4 с копией одного разворота книжки на каждом листе.

Сотрудники отдела кадров должны ответственно подходить к этому процессу, так как неправильно оформленную копию не примут в том учреждении, куда планирует обратиться работник организации.

Как делается копия трудовой книжки работодателем:

  • необходимо сделать ксерокопии всех страниц, на которых есть записи (в том числе вкладыши и титульный лист), если необходимо, то копия делается и со страниц о награждениях;
  • качество печати должно быть хорошим, недопустимо изменять масштаб на ксероксе, двустороннее копирование не допускается;
  • листы копии следует пронумеровать;
  • если откопированные страницы не сшиваются между собой, на каждой из них должно быть указано: надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, собственноручная подпись заверяющего, его инициалы и фамилия, дата заверения; при сшивании страниц копии такая запись вносится только на последнем листе, а на его обороте делается бумажная наклейка с указанием на ней количества пронумерованных и прошитых листов (надпись также заверяется подписью и печатью);
  • на последней странице копии трудовой также делается надпись «Работает по настоящее время»;
  • печать должна располагаться на части текста, а не находиться в пустом месте страницы.

[3]

Обратите внимание, что с 01.07.2018 г. вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, дополнивший порядок внесении отметки о заверении (п. 5.26) новым требованием. Теперь, если копия делается для представления в другую организацию, стандартную заверяющую надпись нужно дополнить фразой о месте хранения подлинника документа. Вот как это может выглядеть на примере:

Особенности оформления копии для банка

Видео (кликните для воспроизведения).

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

  • копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
  • если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Источники


  1. Воронков, Ю. С. История и методология науки. Учебник / Ю.С. Воронков, А.Н. Медведь, Ж.В. Уманская. — М.: Юрайт, 2016. — 490 c.

  2. Кондрашков, Н.Н. Тунеядство: против закона и совести; М.: Юридическая литература, 2012. — 160 c.

  3. Правоведение. Учебное пособие. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2013. — 400 c.
  4. Андреева Ю. С. Квалификационный экзамен на присвоение статуса адвоката; Проспект — М., 2016. — 666 c.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here