Расходный кассовый ордер как правильно заполнять

Главное по теме: "Расходный кассовый ордер как правильно заполнять" от профессионалов для людей. Предлагаем ознакомиться с полной информацией по тематике. Если возникнут вопросы, то дочитайте статью до конца. Если все же вопросы остаются и после прочтения статьи, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Приходный кассовый ордер

Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.

Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.

С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.

Заполняем расходный кассовый ордер

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.

Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.

Какой бланк использовать

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 № 88 расходный кассовый ордер должен быть унифицированного вида — форма по ОКУД 0310002. Можно распечатать бланк расходно-кассового ордера и заполнить от руки, а можно использовать текстовый редактор.

Как выписать расходный кассовый ордер

Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:

  • приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
  • заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
  • выдача наличных на командировочные расходы;
  • выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. По­лу­чив расходный кассовый ордер, кас­сир про­ве­ря­ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука­за­ния):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
  • соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Как заполнить РКО

Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

Читайте так же:  Исковое заявление о признании действий полицейского неправомерными

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.

В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2019 года выглядит так:

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в журнале регистрации по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.

Приходные и расходные КО хра­нят­ся в те­че­ние 5 лет по пра­ви­лам, уста­нов­лен­ным ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции.

Образец журнала регистрации РКО по форме КО-3

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций

РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.

Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.

Расходный кассовый ордер: его значение и заполнение

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

  • на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
  • на кассира предприятия;
  • на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

  • бухгалтер и кассир;
  • руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
  • руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Читайте так же:  Когда нужна генеральная доверенность на квартиру

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

  1. Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
  2. Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
  3. Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
  4. Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
  5. Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
  6. Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
  7. Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Видео (кликните для воспроизведения).

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

  • Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
  • Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

  • в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
  • «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
  • ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
  • строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
  • «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
  • «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
  • «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
  • строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
  • ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
  • «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Заполняем расходный ордер на выдачу подотчетных сумм

Большинство бюджетных организаций отказались от использования наличных денежных средств в части расчетов с подотчетными лицами, в пользу прямого перечисления сумм на банковские карты сотрудников. Однако, ситуации, в которой необходимо выдать деньги именно через кассу встречаются не редко. Например, у работника закончился срок обслуживания банковской карты, а в командировку нужно ехать уже завтра. В таком случае следует выписать расходный кассовый ордер — РКО. Чтобы правильно заполнить его, используйте наш образец заполнения РКО в подотчет для бюджетной организации.

Порядок оформления

Основные положения выдачи денежных средств под отчет через РКО, установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014г. Согласно Указаниям Банка, бухгалтеру, выдающему денежные средства, необходимо следовать конкретным правилам — подробности в статье «Как организовать расчеты с подотчетными лицами». Бухгалтер-кассир формирует РКО на сумму, указанную в приказе на выдачу денег. Если потратить придется больше, то возможно возмещение расходов подотчетному лицу. Если меньше — остаток возвращается в кассу или вычитается из зарплаты.

Бланк расходного кассового ордера (РКО)

Учреждения бюджетной сферы для учета расходных кассовых операций используют унифицированную форму №КО-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88. Действующий бланк имеет код по ОКУД 0310002.

Как заполнять расходный кассовый ордер в подотчет

Составим образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет на примере. Допустим, сотруднику ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Петрову П. П. выданы денежные средства подотчет, в сумме 15 000 рублей на приобретение хозтоваров на нужды учреждения. Заполним расходный кассовый ордер.

Шаг 1. В первую очередь заполняем наименование организации и структурного подразделения. Наименование допустимо указывать в сокращенном варианте. Затем прописываем код ОКПО. Указываем дату и номер документа.

Шаг 2. Заполняем табличную часть РКО подотчет (образец). В графе «Дебет» заполняем: «Код структурного подразделения» прописываем присвоенный код, если учреждение не имеет структурных подразделений, ставим прочерк. «Корреспондирующий счет, субсчет» заполняем в соответствующим счетом 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». «Код аналитического учета» – прочерк. В графе «Кредит» указываем счет кредита – 0 201 34 000 «Касса». Затем прописываем сумму цифрами, также указываем соответствующий код целевого назначения, в нашем примере значение «340» — увеличение стоимости материальных запасов.

Читайте так же:  Статья ук рф за экстремизм — уголовная ответственность

Шаг 3. Переходим к заполнению текстовой части расходного кассового ордера. В поле «Выдать» указываем фамилию, имя и отчество подотчетного сотрудника. «Основание» — прописываем целевое назначение подотчетных средств, то есть на что были выделены наличные. «Сумма» записываем сумму подотчета прописью. Поле «Приложение» заполняем документы, на основании которых составляется РКО, например, распоряжение руководителя, смета расходов, заявление сотрудника, и прочие документы. Поле «По» — заполняем реквизиты документа, удостоверяющего личность сотрудника (паспорт, доверенность). «Подписи руководителя и главного бухгалтера» проставляются до выдачи денег подотчетному лицу. Поля «Получил» заполняет подотчетный сотрудник, указывает полученную сумму прописью. Ставит дату и подпись. Готовый ордер подписывает кассир бюджетного учреждения.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.

Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.

Правильность заполнения

Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.

РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.

Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».

Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:

  • главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
  • кассир предприятия;
  • первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.

Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.

Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.

Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.

Подписантами РКО, как правило, являются:

  • кассир и бухгалтер;
  • руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
  • первый руководитель или индивидуальный предприниматель.

Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.

Функции кассира

Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:

  • Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
  • Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.
  • Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
  • Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
  • При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
  • Ордер передается получателю на подпись.
  • После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.

Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.

Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.

Цели выдачи средств

Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:

  • перечисление необходимой суммы на счет предприятия в банке;
  • выдача суммы сотруднику компании, который будет выполнять действия, направленные на интерес компании; в такой ситуации обязательно указываются цели мероприятия (по Указанию ЦБ РФ №1843-У) и время проведения организационных мероприятий;
  • выдача сотруднику предприятия для личных расходов;
  • снятие наличных средств ИП для нужд юридического лица, где он является единственным сотрудником.

Документооборот для РКО

В конце рабочего дня все РКО должны быть зарегистрированы в соответствующем Журнале, по которому ведется их учет. Благодаря данной процедуре контролируется работа кассира, чтобы во время ревизий не было недоразумений с остатками по кассе. Журнал отчетности ведется по форме КО-3. Индивидуальные предприниматели выполняют записи по каждому РО в кассовой книге.

Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.

Форма актуального утвержденного документа присутствует в нормативных актах. Готовый бланк составляется на основании указанной в них информации.

Правила заполнения документа

Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.

Читайте так же:  Счетчик электроэнергии в квартире какой прибор учета лучше поставить

В соответствующие графы прописываем следующую информацию:

Если документ формируется с помощью программных средств, например, онлайн сервисов или установленного программного обеспечения, то это ускоряет процедуру. Номера могут присваиваться документам по порядку автоматически, также ставится дата. Незаполненными останутся графы, в которые вносится информация обязательно от руки. После распечатывания необходимо заверить все подписями.

Нюансы работы с бланком РКО

Существуют определенные тонкости в работе с расходным кассовым ордером. Их нужно учитывать, чтобы не внести путаницу в отчетность или не совершить ошибок, за которые предприятие будет рассчитываться после очередной проверки фискальными органами.

Оформляется РКО непосредственно перед выдачей. Не допускается заранее печатать готовый документ или заполнять его за несколько дней перед операцией.

Во время выдачи средств по доверенности данный факт должен быть отражен в соответствующем поле.

Оформляется единственный экземпляр без помарок и исправлений.

Наличие оттиска печати предприятия или ИП не относится к обязательным атрибутам, как считают некоторые. Документ является действительным при наличии подписей из карточек образцов. При этом необходимо обязательно указывать фамилию и инициалы подписантов.

В ордере, который используется для выдачи вознаграждения или инкассации, необязательной является подпись руководителя. Для заверения используются только оправдательные документы с его подписью.

Во время выдачи зарплаты в графе «Основание» указывается именно этот повод. Если выдается зарплата по ведомости, то РКО оформляется не на сотрудника, а на кассира, как подотчетное лицо. Приложением в этом случае является ведомость.

Расходный кассовый ордер: как правильно заполнять в 2019 году?

Заполнение расходного кассового ордера осуществляется кассиром в момент выдачи им наличности из кассы, после чего передается в бухгалтерию предприятия для его последующего учета. Какие сведения включает в себя данный документ, и в каком порядке производится его оформление?

Реквизиты расходного кассового ордера

Данный документ заполняется с использованием формы КО-2, установленной законодательством. Для того чтобы ордер являлся действительным и мог использоваться при составлении бухгалтерской отчетности, необходимо, чтобы в нем не было помарок, исправлений и ошибок. Поэтому заполнять документ требуется с особым вниманием и скрупулезностью.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как
решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Москва и область: +7 (499) 455-09-71
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 317-78-95

Все регионы РФ: 8 (800) 550-92-58
Консультация бесплатна!

Бланк КО-2 содержит следующие реквизиты, обязательные к заполнению:

  1. Организация. Здесь требуется вписать полное юридическое наименование предприятия, указанное в учредительных документах.
  1. Подразделение. Наименование филиала или отделения организации, в котором был выдан данный ордер.
  1. Номер. Все бланки КО-2 должны нумероваться согласно реестру РКО, без пропусков и дублирования одних и тех же номеров. Как правило, на предприятиях такая книга реестра заводится с началом нового календарного года.

Данный документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем организации, а также проштампован печатью с надписью «Оплачено».

[1]

Оригинал данного документа при любых условиях остается в бухгалтерии и не выдается на руки лицу, получающему деньги.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как
решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Москва и область: +7 (499) 455-09-71
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 317-78-95

Все регионы РФ: 8 (800) 550-92-58
Консультация бесплатна!

Итак, расходный кассовый ордер представляет собой учетный документ, оформляемый кассиром организации в случае выдачи наличных денег из ее кассы. Законодательством установлена определенная форма данного документа, отступать от которой ответственное лицо не имеет права. Все РКО, оформляемые в организации, должны быть пронумерованы и зарегистрированы в специальной книге реестра, хранящейся в бухгалтерии. Исправления, помарки и ошибки в расходном кассовом ордере не допускаются – в случае их возникновения документ стоит переоформить.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Строжайшей кассовой дисциплине подвергаются ведение любых денежных операций, которое, также включает в себя правильное оформление и составление первичных кассовых актов. Одним из них является расходной кассовый ордер. Далее, мы разберем особенности заполнения РКО, форма образца (КО-2) которого доступна для скачивания в данной статье.

[3]

Краткая характеристика расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер это акт, по которому выдают наличные деньги из кассы магазина или учреждения. РКО — один из главных видов первичной бухгалтерской документации, он имеет специальную общую общепринятую форму (КО-2), предназначенную для организаций, имеющих дело с ведением кассовых операций. Сюда не входят только кредитные учреждения. Кассовый ордер подвергается официальному утверждению, принятому высшими органами власти.

Как правильно заполнить РКО

Бланк акта необходимо заполнять вручную во время проведения кассовой операции. Этим занимаются подотчетные работники. Допускать и исправлять ошибки крайне нежелательно, но при их наличии следует выписать новый документ. Расходный кассовый ордер (бланк РКО) заполняется ответственным лицом в одном экземпляре. Образец РКО доступен для свободного скачивания по данной ссылке.

Далее, рассмотрим, как необходимо проводить кассовые операции. Самое важное в данном процессе состоит в том, что необходимо иметь при себе распоряжение от руководителя, чтобы получить ценности с кассы. Данное распоряжение представляет собой отдельный принятый акт или заявление на получения аванса.

Расходный кассовый ордер оформляется для выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия

В заполняемом акте о наличии вышеназванных бумаг указывается в специальной графе, и добавляются к РКО, чтобы потом подшить кассовые документы. Непосредственно денежные ценности выдаются только при предъявлении человеком паспорта. Кассир, в свою очередь, записывает его паспортные данные.

Обратите внимание: не запрещено получать средства и по доверенности, которая должна быть составлена в правильной форме. В данной ситуации, в акте записываются данные того, кто получает деньги.

Также во время получения средств без заявления на аванс, получатель оставляет расписку, где указывает полученную сумму и свои данные (прописью). Кассир, выдающий наличные деньги, должен проверить первичные документы, на основании которых нужно выдавать денежные средства, личность получателя, соответствие расходно-кассового ордера требованиям ведения кассовой документации, иначе сумма, которую выдали, может быть признана недостачей и будет взыскаться с ответственного лица – бухгалтера или кассира или заведующего кассой организации. Порядок оформления и формирования РКО регламентируется законодательством.

Читайте так же:  Наказание за фальсификацию и подделку документов по статье ук рф

Согласно правилам, установлено то, что документ подписывается бухгалтером, либо руководителем или иным уполномоченным лицом. Некоторые утверждают о том, что его заполнять необходимо только машинописным способом, но это неверно. Закон не предусматривает каких-либо ограничений по формату заполнения.Самое важное – не упустить обязательные реквизиты.

Графа «Основание» требует особенного внимания. Она обязательна, но многие ее игнорируют. Это одна из составных частей учета применения денег. Очень много зависит от ее верного заполнения. Исходя из этого принципа и определяется необходимость уплаты налогов с выдаваемой суммы.

[2]

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки бухгалтером

Правила составления РКО

Правила по заполнению формы ордера включают в себя корректное оформление разделов и реквизитов в акте. В заголовке нужно указать название учреждения и его филиалов, если они имеются. В случае, если этих данных нет, то ставиться прочерк.

Заполнение РКО в подотчет

Выдача денег подотчет для различных надобностей учреждения производится при наличии нужного заявления получателя, где будет говориться о сумме выдачи и сроках, указанных руководителем, заверенного соответствующей подписью, с датой составления. Лицо, ответственное за этот процесс отчитывается в кассе в установленном порядке в течении 3 дней после окончания сроков выдачи.

После полного погашения задолженности можно получить деньги подотчет. Образец заполнения расходного кассового ордера РКО в подотчет так же составляется по форме КО-2.

Элементы РКО их оформление

  • ОКПО код. Этот код присваивается большинству учреждений и организаций налоговыми органами в момент регистрации;
  • нумерация документа. Необходимо вписать порядковый номер акта. Их нумерация проводиться последовательно и беспрерывно с начала соответствующего года;
  • дата оформления. Нужно указать дату, когда выдавались деньги. Заполняется в обычном формате;
  • ячейка “Кредит и дебет”. Сюда необходимо вписать счета бухгалтерского отчета. Нужно указать расходуемую сумму средств, полученных из кассы;
  • в ячейке «Код целевого назначения» необходимо прописать систему кодировки расхода или прихода средств, но только если предприятие его использует;
  • в строке выдать нужно указать Ф.И, О получателя (дательный падеж);

основание. Пишется о виде расходной операции;

  • в разделе “Сумма” вписывают сумму денег, положенная к расходу;
  • в разделе приложение указывается финансовые первичные документы, прилагаемые к РКО;
  • кроме того, записываются даты и номера документов.
  • получатель пишет сумму, которую получил в графе получил;
  • последнюю строчку заполняет кассир или иное ответственное лицо. Он вписывает свою фамилию и расписывается;
  • Обратите внимание: ежемесячную зарплату человек может получить по РКО только на основании документа о начисленной заработной плате. Выплата зарплаты каждый месяц по РКО осуществляется исключительно на основании акта или другого документа о начисленной зарплате.

    Образец заполнения РКО на выплату заработной платы можно увидеть ниже.

    Хранить бумажные и электронные финансовые ордера – обязанность руководителя организации.

    Кроме этого руководитель ответственен за то:

    • чтобы у кассира был штамп или печать. Без нее ордер будет недействителен. Так как она проставляется на финансовом документе во время процесса выдачи денежных ценностей. На штампе должны быть реквизиты;
    • чтобы у бухгалтера находились образцы подписей уполномоченных лиц на подписание в финансовой документации.

    Еще один важный момент — расходные и приходные кассовые ордера, оформленные на сумму, проведенных учреждением денежных операций не требуют заполнение таких реквизитов, как “принято и получил”.

    Некоторые нюансы при заполнении РКО

    1. В разделах “Структурное подразделение и организация” нужно ставить полное название. А если оно отсутствует, то просто ставить прочерк.
    2. Номер и дата документа должны точно совпадать с регистрационным в специальном регистрационном журнале.
    3. Дебетовая ячейка заполняется с упоминанием ИП в счете, если он есть. А если его нет, то ставится прочерк.
    4. В ячейке кредит по плану счетов необходимо вписать счет- 50 «Касса».
    5. «Цель» должна совпадать с кодом назначения. Если их нет в использовании тогда просто — пропуск.
    6. В разделе «Выдача» стоит указать полностью контактные данные того человека, что получил ценности, так как никакие сокращения применять нельзя.
    7. В основании, к примеру, стоит написать следующее: выдача стипендии, аванса на командировку, материальной помощи и т.д.
    8. В разделе, где указывается сумма, если есть свободное место, то ставиться прочерк.
    9. В приложениях стоит заполнить при наличии дополнительных актов их реквизиты, к примеру, доверенность.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Законодательство РФ не предусматривает обязательное заверение РКО печатью выдающей денежные ценности учреждения, а тем более получающей деньги фирмой.

    Источники


    1. Основы права; Академия — Москва, 2010. — 256 c.

    2. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов. — М.: Статут, 2014. — 368 c.

    3. CD-ROM. Теория государства и права. Учебник для вузов. — Москва: Высшая школа, 2014. — 991 c.
    Расходный кассовый ордер как правильно заполнять
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here